WEB会議は苦手?嫌い?その原因と対策!

WEB会議いかがですか…?

みなさんこんにちは。日本笑顔推進協会の浅井です。

いよいよ5月になりましたね。コロナウイルスの影響で自宅勤務にあたっている方も多いと思います。はじめての自宅勤務…の場合もありますよね。

弊社で自宅勤務になった同僚たちの反応で言えば、

 

・会社に行かないとメリハリつかない

・0秒通勤最高!

・休憩時に横になって寝られるの最高

・なんとなく鬱になりそう

・こどもの面倒をみながらやるのはほぼ無理

・余計な物買わなくなって節約になる(昼の外食代など)

・ヒトの言語を忘れそう

 

などと、メリットとデメリット様々な声が上がっていました。

 

さて、そんな自宅勤務スタイルで外せないのがWEB会議でしょう。
パソコンのカメラ・マイク機能やスマホなどを使ってオンラインで複数人と会話をすることです。

 

このWEB会議、遠隔地でも顔を合わせることができ、飲み会までできて非常に便利・・・であることは間違いないのですが、意外と難しいということをご存じでしょうか。

ここではなぜ失敗してしまうのか、成功ポイントなどをお話します!!

 

WEB会議が失敗している理由

 

WEB会議によくあがる問題点は以下の通り

時間ばかりかかってしまった

なんだか話しづらい

わかってはいるが距離がある

伝えたいことが伝わらなかった

 

これらはなぜ起こってしまうのでしょうか。

やるべきことをやっていないからです!

 

①練習

 

WEB会議を円滑に進めるには、練習が必要です。環境が整っているからといって、すぐに議題を出して解決にみちびくような会議はできないといってもよいでしょう。

なぜなら環境的にも「どうしたらよいか」わからないところが多すぎるのです。

まずWEB会議は間の使い方がカギです。発言している人の様子を見ながら、相槌を打つ、発言に対して発言する、かぶったときにどう対処する、など実際の距離感がないと即座に判断することが困難になります。

これらは事前に会話を重ね、今日はこれについて話す、意見をそれぞれ順番に出してもらう、など取り決めをしたり、会話の予行演習を重ねることで解決されます。

またこのあとに紹介する④のカメラ目線についても練習が必要です。

 

②アイスブレイク

 

当協会の学術顧問、菅原先生はこうおっしゃっています。

テレビ会議越しに逢う会社の人たちは初対面の人々だと思ったほうがいい。

まったく新しい人間関係を画面越しに築かなきゃいけないんです。

テレビ会議をはじめておこなう場合には、アイスブレイクが必要です。

 

菅原先生曰く、WEB会議では人間関係を再構築することが肝要だそうです。

確かに、画面越しに見る同僚や上司はなんだか知らない人みたいに見えます。

知ってる人同士だから、とリアルタイムでしゃべるようにコミュニケーションを取ろうとしても失敗します。まずは自己紹介と、今の気持ちや今日の朝ごはん報告など、積極的に笑顔が出るように緊張をほぐさねばなりません。

 

③リアクションはおおきく

 

WEB会議では物理的に人との距離感があり、さらに表示されている相手の様子も小窓で小さいことがほとんどです。

自分が話していることに対し、大変リアクションが薄く感じられます。

これも意思疎通的に満足できないことの要因です。相手が話しているときは大きくうなずく、手ぶりをつけるなどのリアクションを大きく取りましょう。

 

④しゃべるときはカメラ目線

 

この基本ともいえることが実は理解されていません。実際、どこに意識をむけていいか、どこを
見ていればいいのかわからないといった声が多くあがります。

発言時はなるべくカメラレンズを見てしゃべるようにしましょう。

つい発言をする相手の映像をみてしゃべってしまいます(テレビ報道でもそんなシーンが散見されます)が、これでは相手の映像において

「若干下をむいてしゃべっている」ように写るのです。※やるきなさそうに見えてしまいます…

しゃべるときはカメラを見る

話を聞くときは相手の映像をみる

この基本を押さえましょう。

 

⑤その他コツ

 

仕事場の背景や生活スペースが気になるという方は思い切ってカーテンを設置し、背景を変えてしまいましょう。

話を聞くときなどは少し顔を体より前に出しましょう。相手に顔が大きく見えるほうがコミュニケーションもとりやすいです。

照明は明るめを意識しましょう。直接照明を顔に向けるとまぶしいときは、パソコンのキーボード下やひざの上に白い布や板を置きましょう。顔が明るく写ります。

笑顔をいつもより意識しましょう。カメラの位置に自分が笑顔になれる大好きな人物の写真やイラストなどを貼っておくことも有効です。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

WEB会議は意外と色々なポイントがあることをご理解いただけたとおもいます。音声通話だけでもいいじゃないか、と思う方もおられるでしょう。しかし顔が見えるならば顔をみて話したほうが、伝わる情報量が圧倒的に違います。

苦手な方も、ポイントを押さえて練習してみましょう!

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ABOUTこの記事をかいた人

浅井菜緒 大学卒業後に人材系アウトソーシング企業に入社。営業、人事、監査などを経て、雑貨の商品開発部へ。数多くのヒット商品を生み出す。その後接客教育のコンサルティング事業部へうつり、現場での指導を行う。出産の為3年ほど休職し、現在はコピーライティングを手掛ける。2児の母。